la carrera de secretariado ejecutivo tiene diversas funciones como tramitar documentos de cada correspondencia realizar los sellos y firmas, pues es una carrera muy hermosa puesto que nos ayuda a ser grandes secretarias y poder brindar servicio a otras personas que lo requieren tiendo calma y paciencia y así ellos puedan llevarse una buena personalidad tuya porque tu persona habla mucho de ti.
Comportamiento de la secretaria. Reglas de etiqueta y vestuario.
Las funciones de una secretaria pueden ser muy diversas, pero siempre importantes para cualquier empresa.
Las secretarias son, en la mayor parte de las ocasiones, las primeras personas que reciben a los clientes o invitados, y por lo tanto dan la primera imagen o impresión de lo que puede ser la empresa.
Según el conocido autor, Manuel Antonio Carreño, una secretaria debe ser:
1. Eficiente, discreta y respetuosa.
2. Debe vestir bien y, en la medida de lo posible, ser agradable, y porque no, lucir atractiva. Debe evitar vestuarios demasiado llamativos o extravagantes.
3. Debe llevar un maquillaje y peinado adecuados.
4. Debe tener relaciones cordiales pero impersonales con su jefe.
5. Debe congeniar con sus compañeros de trabajo, pero sin llegar a tener relaciones demasiado personales que puedan dar lugar a tener malas interpretaciones.
6. Las comidas con el jefe y compañeros de oficina deberán ser de trabajo, dejando para otras ocasiones las invitaciones con otra finalidad que no sea la de trabajo.
7. Debe ser discreta y prudente, y no revelar conversaciones u otro tipo de información que pueda escuchar en las distintas reuniones o conversaciones en las que esté presente.
ETIQUETA E IMAGEN SECRETARIAL
La etiqueta es la parte fundamental en cualquier tipo de eventos, conferencias, ceremonias. La secretaria en este caso, debe poseer nociones y estar altamente preparada y capacitada para poder desarrollarse de forma idónea.
La etiqueta es importante para poder demostrar conocimientos que han sido adquiridos durante nuestro nivel de educación (técnica o superior) y así, dar satisfacción a las múltiples necesidades para la empresa y para quien servimos.
Además la etiqueta implica conocer ciertos modales como por ejemplo en la mesa, en la oficina, en una reunión, en un evento, en una entrevista de trabajo etc., es decir, son posturas que nos permiten desenvolvernos para demostrar una imagen personal y profesional acorde a las circunstancias.
La secretaria ejecutiva en actualidad se distingue por ser una secretaria moderna, su imagen es su carta de presentación originando en ella seguridad confianza y nuevas oportunidades por ello su vestimenta, belleza, elegancia, y moda ejecutiva deben ser las más adecuadas demostrando siempre el glamour secretarial en las diversas situaciones que se le presente (evento formal, informal, casual, sport y elegante).
es un puesto de trabajo o profesión que sirve para brindar el máximo apoyo a los empleados de alto rango en una empresa u organización. Será quien organizará y mantendrá el cronograma de los ejecutivos y los ayudará a realizar una gran variedad de tareas administrativas.
El objetivo es contribuir a la eficiencia general del negocio, al garantizar que todas las tareas administrativas que se le asignen se realizarán de manera oportuna y eficiente. Una secretaria es la persona que proporciona apoyo administrativo. Pueden realizar tareas como escribir y archivar, contestar el teléfono y transmitir mensajes.
Por otro lado, la secretaria ejecutiva, o asistente administrativa, también hace algunas de esas actividades, junto con la coordinación de la oficina, la investigación de productos, la interacción con los proveedores, el pedido de productos y la creación de una base de datos.
Normalmente, las secretarias ejecutivas reciben salarios más altos que las secretarias, porque realizan funciones de alto nivel y aceleran la productividad de la oficina.
Perfil requerido
– Licenciatura en administración de empresas o en campos relacionados.
– Experiencia comprobada como secretaria ejecutiva o un rol administrativo similar.
– Debe ser competente en el manejo de Microsoft-Office de forma integral, y en el software «back-office», por ejemplo, sistemas ERP.
– Conocimiento profundo de la administración de oficinas y de procedimientos contables básicos, así como del vocabulario técnico relevante que se maneja en la industria.
– Familiaridad con los métodos básicos de investigación y con las técnicas para la presentación de informes.
– Excelentes habilidades de organización y de gestión del tiempo.
– Destacadas habilidades de comunicación y negociación.
– Integridad y confidencialidad.
Las secretarias ejecutivas deben ser profesionales rápidas con una gran capacidad de gestión del tiempo y capacidad multitarea. Es con su diligencia y competencia en su trabajo que los ejecutivos pueden centrarse en sus responsabilidades gerenciales sin preocuparse por otras tareas.
Muchos gerentes dependen en gran medida de su secretaria ejecutiva para coordinar las tareas del día a día y mantenerlas en agenda. Son requeridos mucho tacto y asertividad como guardianes del tiempo del gerente.
Habilidades necesarias
Las secretarias ejecutivas deben ser eficientes en destrezas básicas como la redacción, gramática, ortografía y puntuación, y tener experiencia utilizando equipos de oficina y aplicaciones usuales de software, como procesamiento de texto, hojas de cálculo y gráficos.
Igualmente, deben tener habilidades excelentes para administrar el tiempo y la capacidad para poder atender de forma efectiva diversas responsabilidades.
Por otro lado, una secretaria ejecutiva necesita también otras cualidades, tales como el buen juicio, la diplomacia, la discreción y la capacidad de solucionar problemas de manera autónoma.
Necesitan sólidas habilidades de comunicación para interactuar con el público, redactar informes y revisar publicaciones.
Escuchar activamente
Debe saber prestar total atención a lo que dicen las otras personas, tomándose el tiempo para comprender los puntos que se están formulando, haciendo preguntas según sea lo apropiado y no interrumpir en momentos inadecuados.
Comprensión de lectura
Comprensión total de las oraciones y párrafos escritos en los documentos relacionados con el trabajo.
Gestión del tiempo
Saber gestionar de manera eficiente tanto el tiempo propio, así como el tiempo de los demás.
Saber hablar
Hablar claramente con otras personas para así poder transmitir la información de manera efectiva.
Escritura
Tener una comunicación efectiva por escrito, según sea lo más apropiado para las necesidades de la audiencia.
Pensamiento crítico
Uso de la lógica y del razonamiento para poder identificar las fortalezas y debilidades de las soluciones, conclusiones o enfoques alternativos a los problemas que se presenten.
Aprendizaje proactivo
Comprender las implicaciones de la nueva información para la resolución de problemas y la toma de decisiones actuales y futuras.
Coordinación
Ajuste de las acciones en relación con las acciones de los demás.
Revisión
Revisión y evaluación del desempeño de sí misma, de otras personas o de las organizaciones, para así realizar mejoras o tomar medidas correctivas.
Funciones
Una secretaria ejecutiva puede ser responsable de la caja chica y la contabilidad, pero también podría administrar un presupuesto. Puede publicar artículos en un sitio web, aunque también podría diseñar y administrar el sitio web.
Puede realizar la entrada de datos en una hoja de cálculo que ella misma ha diseñado y que utiliza para las funciones de presentación de informes.
Una secretaria ejecutiva puede supervisar al personal administrativo. Con frecuencia informa directamente al director ejecutivo, y puede respaldar a uno o más ejecutivos de alto nivel.
Responsabilidades
Atención a los ejecutivos
– Mantener la agenda de los ejecutivos y ayudar en la planificación de las citas, reuniones de la junta directiva, conferencias, etc.
– Asistir a las reuniones para realizar las minutas y actas de reunión, luego compilarlas, transcribirlas y distribuirlas.
– Hacer todos los arreglos de los viajes para los ejecutivos: Compra de pasaje, reservación de hotel, entrega de viáticos, gestión y revisión de la documentación pertinente, etc.
– Llevar a cabo las investigaciones encomendadas, recopilar datos y preparar documentos o informes para la consideración y presentación por parte de ejecutivos, comités y juntas de directores, según lo asignado.
– Manejar los documentos confidenciales, asegurándose que permanezcan resguardados y seguros.
Interacción interna y externa
– Recibir y filtrar las llamadas telefónicas, redirigiéndolas a la persona apropiada cuando sea conveniente.
– Manejar, priorizar y distribuir toda la correspondencia entrante o saliente (correo electrónico, cartas, faxes, paquetes, etc.), leyendo y analizando los memorandos, presentaciones e informes entrantes para determinar su importancia y planificar su distribución.
– Preparar respuestas a la correspondencia que contenga consultas de rutina.
– Supervisar el uso de los suministros de oficina y negociar los términos con los proveedores para garantizar que los pedidos sean más rentables.
– Reunirse con individuos, grupos de interés especial y otros, en nombre de los ejecutivos, comités y juntas de directores.
– Dar la bienvenida a los visitantes y determinar si se les debe dar acceso a ciertas personas específicas.
Apoyo administrativo
– Mantener archivados los registros electrónicos y en papel, asegurando que la información esté organizada y sea fácilmente accesible para recuperarla rápidamente.
– Preparar las facturas, informes, cartas, estados financieros y otros documentos, utilizando el software de procesamiento de textos, hojas de cálculo, bases de datos y/o presentaciones, brindando además la asistencia correspondiente en la contabilidad.
– Realizar tareas generales de oficina, tal como mantener los sistemas de administración y realizar trabajos básicos de contabilidad.
– Coordinar y dirigir los servicios de la oficina, tal como registros y preparación del presupuesto, para ayudar a los ejecutivos.
– Establecer y supervisar las políticas y procedimientos administrativos, tanto para los empleados de las oficinas, así como de la organización.
– Revisar las prácticas y procedimientos operativos para determinar si se pueden realizar mejoras en áreas como el flujo de trabajo, procedimientos de informes o gastos.
– Supervisar y capacitar a otro personal administrativo.
mi nombre es nayeli katty vino diaz con DNI 71558431 vivo en el distrito de Jangas- J.r Maravilla s/n mi telefono es 991745651, mi correo electronico es vinon8057@gmail.com yo naci el 28 de junio del 2002 en el facebook me pueden encontrar como nayeli diaz.
bueno yo soy una persona muy alegre divertida me gusta formar amistades mi hobbies es jugar el voley, cantar, bailar y pintar me gusta ser creativa me encanta ayudar a otras personas que necesitan de ayuda , pues yo escogí esta carrera por es una carrera que me encanta ya que ami me encanta lo que la digitación pues en esta carrera se requiere conocer como debe ser la personalidad de una secretaria como debe atender al público que funciones debe de realizar en una empresa tengo este interés por esta carrera ya que puede ayudar a salir adelante y poder apoyar a mi mamá y sacar adelante a mi familia como también tengo este interés de poder aprender de los demás y desenvolverme con mas facilidad en un ámbito laboral.
ETIQUETA E IMAGEN SECRETARIAL
La etiqueta es la parte fundamental en cualquier tipo de eventos, conferencias, ceremonias. La secretaria en este caso, debe poseer nociones y estar altamente preparada y capacitada para poder desarrollarse de forma idónea.La etiqueta es importante para poder demostrar conocimientos que han sido adquiridos durante nuestro nivel de educación (técnica o superior) y así, dar satisfacción a las múltiples necesidades para la empresa y para quien servimos.Además la etiqueta implica conocer ciertos modales como por ejemplo en la mesa, en la oficina, en una reunión, en un evento, en una entrevista de trabajo etc., es decir, son posturas que nos permiten desenvolvernos para demostrar una imagen personal y profesional acorde a las circunstancias.La secretaria ejecutiva en actualidad se distingue por ser una secretaria moderna, su imagen es su carta de presentación originando en ella seguridad confianza y nuevas oportunidades por ello su vestimenta, belleza, elegancia, y moda ejecutiva deben ser las más adecuadas demostrando siempre el glamour secretarial en las diversas situaciones que se le presente (evento formal, informal, casual, sport y elegante).
